Det finns lite olika regler och riktlinjer som vi som medlemmar måste följa. Det handlar dels om det som Stockholms stad kräver av oss, dels om stadgarna för Föreningen Stockholms Koloniträdgårdar som vi är anslutna till.
Stockholms stad har upplåtit mark till koloni- och fritidsträdgårdar för att bereda innevånare i staden tillfälle till rekreation och värdefull fritidssysselsättning. Den upplåtna marken skall disponeras så att den också utgör ett tilltalande inslag i miljön. Stockholms stad godkänt nedanstående allmänna ordningsföreskrifter. Den enskilda koloniföreningen har rätt att besluta om kompletterande föreskrifter om så visar sig vara nödvändigt eller lämpligt.
Forsåns trädgårdsförening är ansluten till Stockholms Koloniträdgårdar och lutar sig mot de normalstadgarna för föreningar anslutna till STOCKHOLMS KOLONITRÄDGÅRDAR.
Gatu- och Fastighetskontoret / Stockholms stad har vissa normer och för mindre byggnationer inom fritidsträdgårdsområden.
1. Byggnader på koloniträdgårdslott skall vara uppförda enligt gällande bestämmelser i arrendekontraktet och vårdas väl. På lott för fritidsträdgård får byggnad inte uppföras, inte heller får lotten inhägnas med staket eller annat stängsel. Den del av fritidsträdgård som används som sittplats och för gräsmatta får bara uppta en mindre del av lotten, ca 10–15 kvadratmeter. Grillning är tillåtet på området men ej annan matlagning. Matrester och annat avfall tas självklart med hem.
2. Spaljéer för växter och liknande skall smälta väl in i miljön och får inte medföra några hinder för andra kolonister eller odlare. Redskapslådor, vattentunnor, inhägnader för komposter och liknande skall hållas vårdade och snyggt målade i anvisad färg.
3. Träd, buskar och andra högre växter får inte planteras så att de omgivande lotterna orsakas besvär genom skuggning m.m. Träd som växer på lotten får inte avverkas utan att föreningens styrelse har lämnat skriftligt medgivande.
4. Den upplåtna lotten skall skötas på ett sådant sätt att den ger ett vårdat intryck. Odlingarna skall skötas väl och i möjligaste mån hållas fria från ogräs, liksom gångarna mellan olika lotter och mellan lotterna. Blast, ogräs och liknande skall samlas i kompost eller föras till anvisad plats. Lotten får inte till någon del användas till upplag för skräp.
5. Bränning av avfall från lotten får inte ske under tiden 15 maj – 30 september och under den tillåtna tiden endast då den kan ske utan att förorsaka skada eller obehag för övriga inom och utom området.
6. Vattnet är en stor utgift för föreningen. Vattna aldrig i direkt solsken. 85-90 % av vattnet dunstar direkt. Vattna på kvällen eller tidig morgon. Ingen vattning får ske mellan 11.00-17.00. När du vattnar: vattna ordentligt och sällan. Vattnet skall långt ned i jorden så att det stannar. Ytlig bevattning gör att rötterna söker sig uppåt och torkar fortare. Luckra jorden ofta, så blir avdunstningen mindre. Vid vattning skall de vattenposter som finns inom området användas. Vattenhämtning och på- respektive avkoppling av vattenslang skall göras så att marken nedanför och kring vattenposten inte blir vattendränkt. Den som vattnar med slang eller använder spridare, får inte lämna dessa utan tillsyn. Vattenslang skall tas bort och ställas undan när vattningen är avslutad. Den som vattnar med slang får inte disponera vattenpost så länge att andra odlare hindras från att vattna.
7. Sällskapsdjur får medföras på lotten. Inom lotten skall djuret ha sådan tillsyn att andra kolonister och odlare inte utsätts för obehag. Hund skall vara kopplad utanför lotten.
8. Arbetet på lotten skall varje år påbörjas i så god tid att lotten är i huvudsak iordningställd och städad den 15 juni. Efter odlingssäsongen skall lotten städas upp före den 1 december.
9. Medlem i föreningen har inte rätt att till någon del överlåta eller upplåta lotten till annan person såvida inte styrelsen har givit skriftligt medgivande. Medlem har inte heller rätt att för eget syfte helt eller delvis bruka annan medlems lott.
10. Medlem som medvetet bryter mot dessa ordningsföreskrifter kan uteslutas ur föreningen och mister därmed arrenderätten till lotten
Stadgar för ………………………………………….…………………………………………
antagna på ordinarie årsmöte den …………………………………………………………
1.1. Föreningen ……………………………………………………………………
är en ideell allmännyttig förening som har till uppgift att ansvara för skötsel och underhåll av den mark föreningen arrenderar av Stockholms Stad och av de anläggningar föreningen och dess medlemmar brukar, oavsett om de ägs av föreningen eller Staden att upplåta det arrenderade området till föreningens medlemmar för att brukas av dem som koloniträdgårdar, samt att verka för ökat samarbete mellan medlemmarna och ökat intresse för koloniträdgårdsrörelsen.
1.2. Föreningen är ansluten till Stockholms Koloniträdgårdar och till dess huvudorganisation Koloniträdgårdsförbundet. Föreningen skall arbeta enligt dessa organisationers målsättning och stadgar.
1.3. Det åligger föreningen att följa lokala miljö- och hälsoskyddsföreskrifter.
2.1. Till medlem i föreningen kan den antagas som är myndig, folkbokförd i någon av kommunerna Botkyrka, Danderyd, Ekerö, Haninge, Huddinge, Järfälla, Lidingö, Nacka, Sollentuna, Solna, Stockholm, Sundbyberg, Tyresö och Täby och inte har arrende- eller nyttjanderätt till annan koloni- eller fritidsträdgård.
2.2. Ansökan om medlemskap skall göras skriftligen på av Stockholms Koloniträdgårdar fastställt formulär. Styrelsen avgör om medlemskap skall beviljas. Som ägare till kolonistuga kan flera personer registreras dock skall endast en person antagas som medlem. Vid dödsbo ska styrelsen underrättas om vem som ansvarar för dödsboet och vara ansvarig inför styrelsen.
2.3. Medlems brukanderätt till kolonilott grundas uteslutande på det skriftliga avtal som upprättats mellan föreningen och medlemmen.
2.4. Om villkoren för medlemskap i § 2.1 och § 2.2 uppfylles kan arvinge till avliden medlem överta dennes kolonilott. Motsvarande gäller vid eventuell bodelning.
2.5. Medlem kan uteslutas ur föreningen efter beslut av styrelsen (a och b) och efter förslag från styrelsen av årsmötet c).
a. om medlemmen inte har erlagt fastställda avgifter senast en månad efter förfallodagen
b. om medlemmen bryter mot bestämmelserna i medlemsavtalet och arrendeavtalet tecknat med Staden
c. om medlemmen motarbetar föreningens syfte, försvårar föreningens och styrelsens arbete eller i övrigt inte följer föreningens stadgar eller av föreningen utfärdade föreskrifter.
Om det föreligger anledning till uteslutning enligt punkt b eller c ovan skall styrelsen varna medlemmen skriftligen. Om medlemmen inte har påbörjat rättelsen senast 14 dagar efter det att han fått del av varningen skall styrelsen vad det gäller förseelse enligt punkt b besluta om ute slutning och vid tillämpning av punkt c överlämna frågan till årsmötet för beslut. Medlem som har uteslutits ur föreningen förlorar sin arrenderätt och har inte rätt att återfå någon del av de avgifter som han erlagt till föreningen eller rätt till andel i föreningens tillgångar.
2.6. Medlem är skyldig att erlägga inträdesavgift, årsavgift, arrendeavgift, extra uttaxering eller annan avgift enligt föreningsmötets beslut och styrelsens anvisningar, att noga vårda och sköta den lott som upplåtits till medlemmen, att följa föreningens stadgar och ordningsföreskrifter samt de villkor och riktlinjer som utfärdas av Staden, samt att delta i arbetsuppgifter som är gemensamma för föreningens medlemmar och i tillsynen och vården av den mark och egendom som föreningen arrenderar eller i övrigt disponerar.
3.1. Årsmötet eller extra årsmöte fastställer inträdesavgift, årsavgift, arrendeavgift eller övriga avgifter.
3.2. Föreningsmöte som utlysts enligt dessa stadgar kan besluta om extra uttaxering om sådan erfordras för föreningens verksamhet.
4.1. Föreningsmötet är föreningens högsta beslutande instans. Varje medlem äger rätt att delta i föreningsmöte och har där en röst. Medlem kan uppdra åt annan myndig familjemedlem eller annan föreningsmedlem
att utöva sin rösträtt genom fullmakt vid möte. Ingen medlem kan dock företräda mer än ytterligare en medlem vid möte. Vid samtliga föreningsmöten skall en röstlängd upprättas, vilken mötet skall godkänna. Styrelsen skall svara för att protokoll föres över mötet.
4.2. Årsmötet skall hållas årligen före ………………….……..…… månads utgång. Kallelse skall tillställas varje medlem senast sex veckor före mötet. I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall behandlas på mötet.
4.3. Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden förekomma:
1. Mötets öppnande samt fråga om kallelse skett enligt stadgarna
2. Fastställande av röstlängd och dagordning
3. Val av ordförande att leda mötet
4. Val av protokollförare
5. Val av justerare tillika rösträknare
6. Styrelsens förvaltningsberättelse
7. Fastställande av balansräkning och resultaträkning
8. Revisorernas berättelse
9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
10. Beslut i anledning av föreningens över- eller underskott enligt balansräkning
11. Behandling av motioner och förslag
12. Fastställande av ersättning till styrelseledamöter, revisorer och suppleanter
13. Framläggande av budgetförslag och fastställande av avgifter
14. Val av ordförande, kassör och övriga styrelseledamöter och suppleanter enligt § 6.1-4
15. Val av revisorer och suppleanter enligt § 7.1
16. Val av ledamöter i valberedningen enligt § 9
17. Övriga ärenden.
4.4. Vid årsmötet får beslut inte fattas i andra frågor än de som har angivits i kallelsen. Årsmötet kan dock med 3/4 majoritet besluta om komplettering till dagordningen. Fråga som gäller stadgeändring, avgift, föreningens likvidation, eller beslut enligt § 2.5 c måste ha angivits i kallelsen.
4.5. Styrelsen har förslagsrätt och medlemmarna har motionsrätt till årsmötet. Motion skall avges skriftligen och vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall yttra sig över motionerna.
Motioner, yttrande och förslag skall tillställas medlemmarna senast två veckor före årsmötet.
4.6. Årsmötet fastställer ordningsföreskrifter för det område föreningen disponerar.
4.7. Styrelsen har rätt att kalla föreningsmedlemmar till extra möte. Styrelsen skall också kalla till extra möte på begäran av revisorerna eller då minst en femtedel av samtliga röstberättigade medlemmar skriftligen begär detta för visst angivet ändamål. Extra möte skall hållas inom sex veckor. Kallelse skall ske senast två veckor före extra möte.
5.1. Alla frågor vid föreningsmöte avgörs genom enkel majoritet och öppen omröstning då stadgarna inte anger annat. På begäran kan dock val och omröstning ske slutet. Vid lika röstetal har mötesordföranden utslagsröst. Vid personval avgöres dock lika röstetal genom lottning.
6.1. Föreningens verksamhet leds av en styrelse som väljs av årsmötet bland föreningens medlemmar. Valbar är också den som ingår i medlems hushåll eller är nära anhörig och deltar i brukandet av dennes lott därest årsmötet godkänner valbarheten samt i övrigt uppfyller villkoren i moment 2.1. Flera från en och samma lott kan inte samtidigt ingå i styrelsen.
6.2. Styrelsen består av ordförande och kassör, vilka väljs särskilt, samt ytterligare det antal ledamöter som årsmötet fastställer, dock minst tre. Styrelsens ordförande är ordförande även för föreningen.
6.3. Styrelsens ledamöter väljs för en tid av två år, räknat från årsmöte till årsmöte. Valet skall ske så att halva antalet ledamöter avgår årligen. Ordförande och kassör får inte avgå samtidigt.
6.4. För styrelsen väljs erforderligt antal suppleanter för en tid av ett år.
6.5. Styrelsen skall hålla konstituerande sammanträde inom 14 dagar efter årsmötet. Vid sammanträdet skall firmatecknare utses och övriga uppdrag inom styrelsen fördelas.
6.6. Protokoll över styrelsens sammanträden skall uppta deltagare i sammanträdet, behandlade ärenden och styrelsens beslut. Styrelsen avgör hur protokollen skall justeras.
6.7. Styrelsen skall:
– teckna ansvarighetsförsäkring för föreningen och särskild garantiförsäkring för kassören
– tillse att arrendeavtal, stadgar och ordningsföreskrifter efterföljs och att årsmötes- och styrelsebeslut verkställs
– upprätta förteckning i turordning över sökande till medlemskap och kolonilott
– tillse att föreningens och av Staden arrenderad egendom sköts och underhålls samt att erforderliga medel avsattes för detta.
6.8. Styrelsen är beslutsför när mer än hälften – dock minst tre – av antalet ledamöter eller till sammanträdet kallade suppleanter är närvarande.
Deltar endast tre ledamöter skall dessa vara ense för att kunna fatta beslut. Om fler än tre ledamöter deltar i sammanträdet fattas beslut med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsrösten. Suppleant har yttrande- och förslagsrätt vid sammanträdet men rösträtt endast då han/hon ersätter ordinarie ledamot.
6.9. Styrelseledamot som reserverar sig mot beslut är fri från ansvar.
7.1. Föreningens räkenskaper och förvaltning skall fortlöpande granskas av två revisorer, valda av årsmötet för en tid av ett år, räknat från årsmöte till årsmöte. För revisor skall utses minst en suppleant.
7.2. Föreningens räkenskapsår omfatta tiden …………………..……………
Av styrelsen upprättade balans- och resultaträkningar samt förvaltningsberättelse skall vara revisorerna tillhanda senast den
…………………….…………………
7.3. Revisorerna skall avge revisionsberättelse årligen senast den …….……
I berättelsen skall även anges om ansvarsfrihet för styrelsen tillstyrks eller avstyrks.
8.1. Överskott som har uppkommit under räkenskapsår skall, sedan från tidigare år balanserat underskott har täckts, tillföras föreningens kapital eller föras i ny räkning enligt årsmötets beslut.
9.1. Val av styrelse och revisorer samt suppleanter skall förberedas av en valberedning med minst tre ledamöter, vid flera skall antalet vara udda, som utses av årsmötet.
10. l. Beslut om upplösning av föreningen skall fattas av två på varandra följande möten varav ett årsmöte. Beslutet skall fattas med minst 3/4 majoritet vid vardera mötet. Föreningens tillgångar skall användas för att gagna koloniträdgårdsrörelsen inom Stockholms Koloniträdgårdar.
11.1. Beslut om ändring av föreningens stadgar fattas av årsmötet med minst 2/3 majoritet. För att stadgar och ändringar i dem skall gälla fordras Stadens godkännande samt att de inte strider mot förbundets normalstadgar.
Årsmötet avgör från vilken tidpunkt ändring skall gälla.
12.1. Tvist om tolkning av dessa stadgar skall i första hand avgöras av Stockholms Koloniträdgårdars styrelse i andra hand av förbundsstyrelsen och i tredje hand förbundsrådet, kvarstår tvistigheten skall frågan avgöras av en skiljenämnd på tre ledamöter. Vardera parten utser en ledamot i denna nämnd. Dessa båda ledamöter utser gemensamt den tredje ledamoten som skall vara ordförande i nämnden.
13.1. Föreningen skall skriftligen anmäla sitt utträde ur Stockholms Koloniträdgårdar och Förbundet till Stockholms Koloniträdgårdar och förbundsstyrelsen, sedan beslut därom fattats med 2/3 majoritet på två av föreningen stadgeenligt kallade föreningsmöten, varav det ena skall vara årsmötet.
13.2. Till föreningsmötet där utträdesfrågan avses behandlas ska medlemmarna erhålla personlig kallelse där det av kallelsen framgår att utträdesfrågan skall tas upp. Kallelse ska även sändas till Stockholms Koloniträdgårdar och Förbundet minst tre veckor före respektive möte. Representanter för kallad styrelse har yttrande- och förslagsrätt på dessa möten.
13.3. Utträde beviljas om medlemsföreningen uppfyllt i § 13.1 angivna villkor. Uppsägningstiden är 12 månader och utträdet sker vid det årsskifte som följer närmast efter det uppsägningstiden löpt ut.
13.4. Förening som utträtt ur Stockholms Koloniträdgårdar och Förbundet har inte rätt till någon del av regionens eller förbundets tillgångar.
I arrendekontraktet mellan koloniträdgårdsföreningen och Stockholms Stad anges att föreningen skall följa av Staden godkända stadgar. Normalstadgarna har utarbetats av Stockholms Koloniträdgårdar i samarbete med Staden. En förening som antar dessa normalstadgar har därmed uppfyllt arrendekontraktets krav på godkännande. Om
föreningen gör ändringar i eller kompletterar normalstadgarna måste den nya skrivningen godkännas av Staden.
I ingressen till stadgarna införs föreningens namn och tidpunkt för det årsmöte då stadgarna antogs.
§1. I paragrafen anges att föreningen är en ideell allmännyttig förening. Koloniträdgårdsföreningarnas verksamhet är inte av den art att det är motiverat med en ekonomisk förening. Även ideella allmännyttiga föreningar kan ha viss ekonomisk verksamhet utan att föreningens ideella syfte kan ifrågasättas.
Vid förhandlingar och överläggningar med Stockholms Stad företräder Stockholms Koloniträdgårdar både de anslutna föreningarna och dess medlemmar.
Stockholms Koloniträdgårdar är en region inom Koloniträdgårdsförbundet (Förbundet). Förening som erhåller medlemskap i Stockholms Koloniträdgårdar har enligt såväl Stockholms Koloniträdgårdars som Förbundets stadgar skyldighet att vara ansluten till Förbundet.
Ansökan om inträde kan ställas direkt till Förbundet eller till Stockholms Koloniträdgårdar som vidarebefordrar ansökan. Observera att föreningen inte kan utträda ur enbart Stockholms Koloniträdgårdar eller Förbundet. Vid utträde gäller föreningarnas stadgar paragraf 13 i sin helhet samt Förbundets stadgar § 6–7.
§ 2. Observera de krav som ställs för medlemskap i föreningen. De grundar sig på de krav som redovisas i medlemsavtalet.
Förtydligande på grund av att stugan är lösöre och kan ägas av annan än medlemmen:
I det formulär för ansökan om medlemskap, som Stockholms Koloni trädgårdar tillhandahåller, finns villkoren angivna. Genom att under teckna ansökan bekräftar medlemmen att hon/han uppfyller villkoren. Skulle det visa sig att detta inte stämmer har medlemskapet beviljats under felaktiga förutsättningar och föreningen kan utesluta medlem men.
I moment 2.4 anges hur man skall göra då en medlem avlider och efterlämnar arvingar. Arrende- eller nyttjanderätten till medlemmens lott kan övergå till arvinge men under förutsättning att denne fyller villkoren för medlemskap i föreningen.
Om en lott brukas av en familj eller ett sammanboende par kan problem uppstå vid en skilsmässa eller separation. En av parterna kan tilldelas lotten vid boskillnaden och får då rätt att fortsätta bruka den om han eller hon uppfyller villkoren för att vara medlem. Nytt medlemsavtal skall upprättas.
Moment 2.6 anger en medlems skyldigheter. Observera att momentet anger en skyldighet för varje medlem att delta i gemensamma arbetsuppgifter. Varje medlem har ett medansvar för att arbetet inom föreningen sker efter bestämmelser i stadgarna och de beslut som fattats i enlighet med stadgarna. Sådana gemensamma arbetsuppgifter kan vara städning och ogräsrensning, vakt och tillsyn inom det arrenderade området och reparation av gemensamt ägda redskap m.m.
§ 3. I moment 3.1 anges vilka avgifter som årsmötet fastställer. I en del föreningar beslutar man om en enhetlig avgift som även innefattar arrendeavgiften. Detta strider inte mot stadgarna. Då medlemsavgiften fastställes bör man observera att den skall täcka dels de kostnader som föreningen beräknas få under det kommande verksamhetsåret, dels också avgifterna till Stockholms Koloniträdgårdar och Förbundet. Om det visar sig vara nödvändigt kan ett föreningsmöte besluta om extra uttaxering. En förutsättning är att mötet har utlysts enligt stadgarna. Det kan således vara antingen ett årsmöte eller ett extra möte.
§ 4. Paragrafen reglerar hur föreningsmöte går till. I moment 4.1 regleras rätten att delta i möte och att rösta. En medlem kan utöva rösträtten för sig själv och för ytterligare en annan medlem, alltså högst två röster. Avsikten med skrivningen är att förhindra att ett möte genomförs med några få medlemmar som deltagare, där var och
en röstar för ett flertal andra medlemmar. Sådant kan leda till ”kuppartat" handlande vid ett möte och det vill stadgeskrivningen förhindra.
Moment 4.2 och 4.5 har viss koppling till varandra. Vid ett årsmöte skall sådana frågor behandlas som är väsentliga för föreningen. Därför måste medlemmarna dels få veta i god tid vilka frågor som skall behandlas, dels få möjlighet att påverka behandlingen genom att inkomma med motioner.
De tidpunkter som anges i stadgarna ger en tid av åtminstone två veckor mellan kallelse, insändande av motioner och utsändande av styrelsens yttrande och förslag. De angivna tiderna är minimitider. En styrelse kan givetvis utlysa ett årsmöte i mycket god tid och ange större tidsmarginaler.
Observera att årsmötet endast kan besluta i sådana frågor som har angivits i kallelsen till mötet. Dagordningen för mötet kan kompletteras, då fordras en majoritet på 3/4. Meningen är att bara sådana frågor skall kunna tas upp som är mycket viktiga för föreningen och som har kommit upp i sista stund före mötet.
Moment 4.6 är en följd av att föreningen enligt arrendekontraktet är skyldig att följa ordningsregler som har godkänts av Staden. Stockholms Koloniträdgårdar har utarbetat allmänna ordningsföreskrifter som en hjälp till föreningarna och dessa allmänna föreskrifter har Staden godkänt. En förening som tillämpar dessa har därmed uppfyllt kravet i arrendekontraktet. Önskar föreningen göra kompletteringar skall
dessa godkännas av Staden.
§ 6. Till ledamot i föreningens styrelse kan varje medlem väljas. Men också den som ingår i medlems hushåll är valbar, t.ex. medlemmens sammanmanboende, hustru eller make. Vad det gäller nära anhörig avses barn. Valbarheten ska alltid ställas till årsmötets förfogande. En förutsättning är att hon/han är med och arbetar på lotten och på så sätt är insatt i föreningens verksamhet. Dessutom måste villkoren för medlemskap uppfyllas, d.v.s. myndig ålder och bosatt någon av de kommuner som anges i moment 2.1 Observera att bara en person per hushåll kan ingå i förening ens styrelse under viss period. Både sammanboende, man och hustru får således inte sitta i styrelsen samtidigt. Däremot kan den ena ha styrelseuppdrag och den andra ha annat föreningsuppdrag utanför styrelsen.
Moment 6.2 reglerar styrelsens sammansättning. Av praktiska skäl bör man välja udda antal ledamöter i styrelsen – 3, 5, 7 o.s.v. Årsmötet skall välja föreningens ordförande respektive kassör.
Enligt moment 6.3 är mandattiden två år. Valet sker dock så att halva antalet ledamöter utses vid varje årsmöte, eller 2 respektive 3 ledamöter om styrelsen består av 5 ledamöter (3 respektive 4 vid 7 ledamöter o.s.v.). Ordförande och kassör skall utses vid olika årsmöten för att det alltid skall finnas någon i styrelsen som har god erfarenhet av styrelsens tidigare arbete.
Moment 6.4. Suppleanter väljs för ett år i taget. Antalet är inte begränsat utan årsmötet väljer erforderligt antal.
Enligt moment 6.5 skall styrelsen hålla konstituerande sammanträde inom 14 dagar efter årsmötet. Vid sammanträdet fördelas arbetsuppgifterna inom styrelsen, med undantag av ordförande och kassör som har utsetts av årsmötet. Styrelsen skall också utse firmatecknare. Vanligen blir ordföranden och kassören firmatecknare, d. v. s. de företräder styrelsen då brev från föreningen skall undertecknas o.s.v. När det gäller ekonomiska frågor, t.ex. uttag från postgiro- eller bankkonto i föreningens namn, kan man uppdra åt kassören att sköta det upp till ett visst belopp. För större summor brukar kassören och ordföranden tillsammans underteckna uttagshandlingama. När föreningen byter kassör eller ändrar formerna för uttag av pengar skall posten eller banken ha en bevittnad fullmakt eller ett protokollsutdrag som visar vem som har rätt att teckna föreningens firma. För de olika arbetsuppgifter eller uppdrag som skall fördelas på styrelsens ledamöter kan följande ge anvisningar:
Ordförande svarar för kallelser och föredragningslistor till sammanträdena, leder styrelsens möten, företräder föreningen utåt gentemot andra föreningar m. fl. Vanligen fungerar ordföranden som korresponderande ledamot.
Sekreteraren sänder ut kallelser, skriver protokoll över styrelsens möten enligt moment 6.6, ser till att revisorerna får erforderliga handlingar, hjälper till att upprätta skrivelser och förvaltningsberättelser. Sköter arkivfrågor m.m.
Kassören sköter föreningens ekonomi, kräver in och tar emot avgifter från medlemmarna, svarar för medlemsregistret, sammanställer ekonomiska rapporter o.s.v.
Värderingsansvarig ser till att medlemmarna följer byggnadsanvisningar eller motsvarande som utfärdats av Staden.
Styrelsen avgör själv hur arbetsuppgifterna skall fördelas och vilka uppdrag som skall utses. En del arbetsuppgifter, t.ex. studieledare, kan läggas på någon medlem utanför styrelsen.
Moment 6.7 ger styrelsen vissa skyldigheter. Stockholms Koloniträdgårdar vill rekommendera att varje förening tecknar den försäkring som Förbundet har kommit överens med Folksam om. Den försäkringen täcker föreningens försäkringsbehov.
En "kölista" eller förteckning över intresserade som vill bli medlemmar och bruka en av föreningens lotter bör upprättas. Någon inom styrelsen brukar få i uppdrag att svara för den listan.
Moment 6.8. Vanligen brukar även suppleanterna kallas att delta i styrelsens sammanträde. De får då fortlöpande följa arbetet inom föreningen och kan rycka in då någon i styrelsen har förhinder.
§ 7. Föreningens räkenskapsår är inte angivet i normalstadgama. Oftast föredrar man att låta räkenskapsåret sammanfalla med kalenderåret, d.v.s. 1 januari–31 december. Föreningen kan givetvis välja annan tid t.ex.1 juli–30 juni, om det anses bättre.
I stadgarna skall anges den tidpunkt då revisorernas berättelse skall vara klar. Likaså skall stadgarna ange när styrelsens berättelse skall vara sammanställd. De båda tiderna skall väljas för att revisorerna skall få god tid att revisionen.
Revisorernas uppdrag innebär inte att de vid ett tillfälle skall göra sitt arbete. De bör följa arbetet inom föreningen fortlöpande och läsa styrelsens protokoll, studera den ekonomiska förvaltningen vid olika tillfällen o.s.v. för att de skall kunna slå larm om styrelsens förvaltning ser ut att gå snett i något avseende.
Revisorernas arbete skall inte ses som ett misstroende mot styrelsen, lika litet som en garantiförsäkring är ett misstroende mot en kassör. I båda fallen gäller det att ge trygghet både gentemot föreningen och styrelsen respektive kassören.
En fortlöpande revision kan vara en mycket god hjälp för en styrelse, framför allt om styrelsens ledamöter inte är så föreningsvana.
§ 9. Valberedningen utses av årsmötet för att förbereda valen vid nästkommande årsmöte. I mycket god tid inför årsmötet skall valberedningen ta reda på vilka i styrelsen som undanber sig omval och tala med olika medlemmar för att få förslag till nya ledamöter och andra uppdrag. Valberedningens förslag till årsmötet skall redovisa vilka uppdrag som är aktuella vid valet och vilka medlemmar som föreslås till respektive uppdrag. Den som föreslås till ett uppdrag skall vara tillfrågad och vara beredd att åta sig uppdraget. För varje uppdrag skall mandatperioden anges.
Valberedningens förslag bör om möjligt sändas ut till medlemmarna tillsammans med övriga handlingar inför årsmötet.
§ 11. Om årsmötet skall ändra stadgarna för föreningen måste 2/3 av de medlemmar, som deltar i årsmötet, rösta för ändringen. Om man inte uppnår den majoriteten faller förslaget till ändring. Då arrendeavtalet kräver Stadens godkännande av stadgarna måste årsmötets beslut fattas på sådant sätt att det gäller under förutsättning att Staden god känner ändringen. I beslutet skall anges från vilken tid ändringen skall
gälla.
§ 12. Här anges hur man skall förfara om någon skulle ha en annan uppfattning om hur stadgarna skall tolkas, än styrelsen. Det kan t.ex. gälla förutsättningarna för medlemskap eller uteslutning. Anmälan skall ske till Stockholms Koloniträdgårdar från styrelsen och medlemmen om att tolkningshjälp önskas. Stockholms Koloniträdgårdars styrelse bedömer om frågan skall gå vidare till förbundsstyrelsen för avgörande. Förbundsstyrelsen bedömer om frågan skall gå vidare till förbundsrådet. Därefter återstår att utse en skiljenämnd på tre ledamöter. Det skiljenämnden kommer fram till gäller och skall accepteras också av den part som beslutet går emot.
§ 13. Paragrafen reglerar utträde ur Stockholms Koloniträdgårdar och Förbundet. Beslut fattades av förbundskongressen 27–28 augusti 1999 och reglerar Förbundets representanters rättigheter att delta på föreningarnas årsmöten. Reglerna ger också möjlighet att budgetera verksamheterna för Stockholms Koloniträdgårdarna och Förbundet.
SARG får vara max 20 cm över mark
UTEPLATS får vara max 15 kvm. Gräsyta, plattor eller trägolv får vara max 20 cm över angränsande marknivå.
SPALJÉ runt uteplats får vara max 1,5 m hög och får ej kläs in med plast, duk eller dylikt.
PERGOLA får vara max 1,8 m hög och max 6 kvm till ytan. Tak är ej tillåtet, dock får markis användas som kan rullas av och på.
VÄXTHUS får vara max 5 kvm till ytan och max 1,5 m till taknock. Växthuset skall monteras ned till hösten.
Varje förening äger rätt att skärpa ovanstående riktlinjer.